Hoofdpagina | Begraafplaatsbeheerders | Databasebestand

Aanleveren van een databasebestand

Inleiding

Natuurlijk kunt u helemaal zelf bepalen hoe u uw database inricht en welke informatie u op Begraafplaatsenonline zet. Maar om uw databasebestand (exportbestand) online te kunnen zetten moet dat bestand wel aan enkele minimale voorwaarden voldoen. Wat die voorwaarden precies zijn, en hoe u in slechts 5 stappen een bestand maakt dat wij kunnen verwerken, leest u hieronder.

Belangrijk

Lees deze pagina alstublieft aandachtig door, want databasebestanden die onvolledig of onjuist zijn (aangeleverd) kunnen wij niet verwerken. Heeft u (nog) geen database van uw begraafplaats of u overweegt om uw bestaande database aan te passen? Bekijk dan onze tips voor het opzetten van een database eens.

Maakt u gebruik van BAM (HTA Software), Graf Beheer Systeem (HTA Software), Key2begraven (Centric) of Uitvaartsuite (Trobit)? Dan kunt u rechtstreeks, dus vanuit uw eigen applicatie, uw database op Begraafplaatsenonline publiceren én updaten. In dat geval hoeft u dit document niet te lezen en kunt u direct door naar het aanmeldingsformulier.

Stap 1. Selecteer de gewenste informatie

Selecteer binnen uw huidige databaseprogramma alléén de informatie die een nabestaande nodig heeft om de rechten van een graf te kunnen voldoen. Doorgaans gaat het dan om de volgende velden:

  • naam van de overledene (liefst in één veld);
  • sterfdatum van de overledene;
  • verloopdatum van het graf;
  • type graf;
  • ligging van het graf (in één of meer velden).

Laat alstublieft verder alle niet relevante informatie weg.

Stap 2. Pas de indeling aan

Zoals gezegd: u bepaalt zelf wat u online zet, hoeveel u online zet en hoe u dat online zet. Maar de indeling van uw databasebestand moet wel aan 3 voorwaarden voldoen:

  1. u maakt per overledene 1 record aan. Een graf met 2 overledenen levert dus 2 afzonderlijke records op, een graf met 3 overledenen levert 3 records op, enzovoort;
  2. een record mag niet meer dan 9 verschillende velden (1) bevatten;
  3. het eerste veld van ieder record mag alléén de achternaam van de overledene bevatten, of moet anders met de achternaam van de overledene beginnen.

Heeft u onze tips voor het opzetten van een database al gelezen?

Stap 3. Alfabetiseer op achternaam

Sorteer nu uw databasebestand alfabetisch op het eerste veld, dat wil zeggen: op de achternaam van de overledene. Voeg vervolgens boven het eerste record een nieuw record in, en zet in ieder veld de naam van dat veld zoals u dat later op uw eigen pagina op Begraafplaatsenonline wilt terugzien.

Stap 4. Exporteer het databasebestand

Exporteer uw databasebestand (2) tenslotte naar een tekstbestand of naar een Windows Excel- of Open Office Calc-bestand. Een correct tekstbestand ziet er zo uit:

Exporteer uw databasebestand (2) tenslotte naar een tekstbestand of naar een Windows Excel- of Open Office Calc-bestand.

De resolutie van uw scherm is helaas onvoldoende om hier een voorbeeld van een correct tekstbestand te kunnen laten zien. Houd uw smartphone of tablet horizontaal, of bekijk deze pagina op een laptop of desktop...

Naam;Sterfdatum;Verloopdatum;Nummer
Berk, Peter van;1970-05-07;2010-05-07;2889
Geven, Anna;1959-02-05;2009-02-05;0122
Hoeneveld, Peter;1964-06-03;2009-02-05;0122
Mortel, Anne van de;1960-05-14;2020-05-14;0064
Osch, Ad den;1976-07-12;2006-02-20;0008
Roy, Corrie;1978-04-08;2010-04-25;5267
Spitters, Henk;1965-06-17;2005-06-17;0012
Vasterink, Frans;1970-02-20;2005-07-10;8705
Wijn, Harrie;1968-02-08;2005-01-01;0974

Uw tekstbestand mag uitsluitend ASCII-tekens bevatten en moet als scheidingsteken een punt-komma gebruiken.

Bewaar uw tekstbestand alstublieft onder de volgende naam (en gebruik daarbij uitsluitend kleine letters): de postcode van uw begraafplaats (dus niet de postcode van bijvoorbeeld uw correspondentieadres); een underscore; de naam van uw begraafplaats; een punt en de extensie txt. Een correcte bestandsnaam ziet er dan zo uit:

1234ab_begraafplaatsnaam.txt

Een correct Windows Excel- of Open Office Calc-bestand ziet er zo uit:

De resolutie van uw scherm is helaas onvoldoende om hier een voorbeeld van een correct Windows Excel- of Open Office Calc-bestand te kunnen laten zien. Houd uw smartphone of tablet horizontaal, of bekijk deze pagina op een laptop of desktop...


A B C D
1 Naam Sterfdatum Verloopdatum Nummer
2 Berk, Peter van 1970-05-07 2010-05-07 2889
3 Geven, Anna 1959-02-05 2009-02-05 0122
4 Hoeneveld, Peter 1964-06-03 2009-02-05 0122
5 Mortel, Anne van de 1960-05-14 2020-05-14 0064
6 Osch, Ad den 1976-07-12 2006-02-20 0008
7 Roy, Corrie 1978-04-08 2010-04-25 5267
8 Spitters, Henk 1965-06-17 2005-06-17 0012
9 Vasterink, Frans 1970-02-20 2005-07-10 8705
10 Wijn, Harrie 1968-02-08 2005-01-01 0974

Een Windows Excel-bestand mag niet 'hoger' zijn dan versie 5.0.

Bewaar uw Windows Excel-bestand alstublieft onder de volgende naam (en gebruik daarbij uitsluitend kleine letters): de postcode van uw begraafplaats (dus niet de postcode van bijvoorbeeld uw correspondentieadres); een underscore; de naam van uw begraafplaats; een punt en de extensie xls. Een correcte bestandsnaam ziet er dan zo uit:

1234ab_begraafplaatsnaam.xls

Bewaar uw Open Office Calc-bestand alstublieft onder de volgende naam (en gebruik daarbij uitsluitend kleine letters): de postcode van uw begraafplaats (dus niet de postcode van bijvoorbeeld uw correspondentieadres); een underscore; de naam van uw begraafplaats; een punt en de extensie ods. Een correcte bestandsnaam ziet er dan zo uit:

1234ab_begraafplaatsnaam.ods

Stap 5. Mail het databasebestand naar Begraafplaatsenonline

U bent nu gereed om uw databasebestand naar Begraafplaatsenonline te sturen... Bent u nog niet op Begraafplaatsenonline aanwezig? Gebruik dan alstublieft het aanmeldingsformulier om een nieuwe begraafplaats en database toe te voegen.

Heeft u al een begraafplaatspagina op Begraafplaatsenonline? Gebruik dan alstublieft het wijzigingsformulier om een bestaande begraafplaatspagina en/of database aan te passen.

Voetnoten

  1. Als u uw database wilt uitbreiden met een app of plattegrond geldt een maximum van 8 verschillende velden.
  2. De namen en datums in de voorbeelden op deze pagina zijn fictief. Elke overeenkomst met bestaande personen is zuiver toevallig.

Hoofdpagina | Begraafplaatsbeheerders | Databasebestand